Artikelindex

undercontruction 1

 

 

 

 

Dit help bestand is in opbouw

Hulp bij de avondvierdaagse administratie pakket:

Hieronder een beknopte omsschrijving voor het werken met het A4D administratie pakket

  1. Plaatsen installeren admin pakket.
  2. Online inschrijven bestand downloaden van website
  3. Ingestuurde excel groepen opgave bestanden plaatsen op het juiste blad in c://sgwb-AD-admin/Groepsmap-h
  4. Het verwerken van de gegevens in het administratie pakket
  5. Het corrigeren cq aanpassen van gegevens
    • Gegevens corrigeren cq aanpassen individuele wandelaars
    • Gegevens corrigeren cq aanpassen groepsinschrijvingen
      • Contact persoon
      • Groepssamenstelling

 

SGWB-AD-admin bestand downloaden en plaatsen op de C schijf.

  1. Met behulp van browsers MS Edge en MS Exlporer & Firefox in openen met.

    1. Ga naar uw inschrijfwebsite.
    2. Log in als beheer.
    3. Klik in submenu op "SGWB-A4D-admin-Demo download".
    4. Klik in het artikel venster SGWB-A4D-Admin v...... op de knop download.
    5. Klik in pop-up venster onderaan in beeldscherm op "Openen".
    6. Klik met rechter muis toets in het pop-up scherm uitpakken op SGWB-AD-admin.
    7. Klik op kopiëren.
    8. Ga naar de c schijf (root)
    9. Klik daar op de rechtermuis toets en vervolgens op plakken.

    Met behulp van Google Chrome.

    1. Ga naar uw inschrijfwebsite.
    2. Log in als beheer.
    3. Klik in submenu op "SGWB-A4D-admin-Demo download".
    4. Klik in het artikel venster SGWB-A4D-Admin v...... op de knop download.
    5. Sla het bestand tijdelijk ergens op, bijvoorbeeld op het bureaublad.
    6. Ga naar het bureaublad en dubbelklik op het gedownloade bestand (zip bestand)
    7. Klik met recht op het bestand SGWB-A4D-admin en klik in pop-up met linker muistoets op Kopiëren.
    8. Ga naar de c schijf (root)
    9. Klik daar op de rechtermuis toets en vervolgens op plakken.

Nu staat de map SGWB-AD-admin op de c schijf en u wilt een;

Snelkoppeling naar het startbestand op uw bureaublad maken.

  1. Ga naar de map c:/SGWB-AD-admin
  2. Zoek naar de snelkoppeling SGWB-A4D-totaal-Snelkoppeling.
  3. Klik met rechtermuis toest op de snelkoppeling en klik kopiëren.
  4. Ga naar het bureaublad.
  5. Klik op rechter muistoest en in de pop-up op plakken.

Nu bent u klaar om het;

Administratie pakket te starten.

  1. Klik op de snelkoppeling of op c:/SGWB-A4D-Totaal-......xlsm. (het opstarten 1e keer duurt wat langer en u dient een paar vragen te beantwoorden.
  2. Melding: BEVEILIGDE weergave Let op ............................. Klik of dubbelklik op Bewerken inschakelen.
  3. Melding: BEVEILIGINGSWAARSCHUWING Bepaalde .............. Klik of dubbelklik op Inhoud inschakelen.
  4. Indien het hoofdmenu Totaal overzicht compleet in beeld staat is het pakket geinstalleerd en is klaar voor gebruik. Controleer de naam in de tekst bovenaan of u het juiste pakket heeft ontvangen.

  1. Knoppen
    1. Alles openenen: Mocht u per ongeluk ergens een blad afsluiten dan zal het pakket niet meer optimaal werken, u kunt dit mogelijk herstellen door op deze knop te klikken.
    2. Alles opslaan: Heeft u veel aangepast en weet u zeker dat u het juiste wilt bewaren en opslaan dat kliky u op deze knop.
    3. Bent u klaar en is alles goed en wilt u afsluiten dan klikt op deze knop.
    4. Sluiten zonder opslaan: Wilt u snelsluiten heeft u niets wat u wilt opslaan of heeft een fouten ingevoerd dan kunt u sluiten zonder opslaan, klik dan op deze knop (let op de functie is beveiligd met een wachtwoord om per ongeluk gebruik te voorkomen). 
    5. Menu: Elk Blad heeft een menuknop behalve het hoofd menu, met de menu knop gaat men terug naar het hoofdmenu.
  2. Totaal overzicht (klik erop) hier vindt u alle totalen als een totaal overzicht zoals:
    1. Aantal deelnemers individueel online opgave per:
      1. Afstand:
      2. Afmeldingen en ontdubbelingen
      3. Te betalen
      4. Betaald.
    2. Aantal deelnemers handmatig ingevoerd per:
      1. Afstand
      2. Afmeldingen en ontdubbelingen
      3. Te betalen
      4. Betaald.
    3. Aantal groepen/deelnemers online opgave per;
      1.  Afstand:
      2. Afmeldingen en ontdubbelingen
      3. Te betalen
      4. Betaald.
    4. Totalen
      1. deelnemers
      2. medailles
        1. per medaille nummer
      3. Fout en goed meldingen
    5. Knoppen
      1. Menu: 
        Om terug te gaan naar het hoofdmenu
      2. Mail Totaaltelling:
        Om het totaal overzicht direct vanuit dit bestand te versturen via mail.
    6. Het meest linker venster voor mail
      1. Van:
        wordt automatisch ingevuld door het pakket.
      2. Aan: 
        vul het mailadres in waaraan uw mail is gericht
      3. CC:
        het mailadres waaraan u CC wilt verzenden
      4. Onderwerp:
        Ook dit wordt automatisch gevuld.
      5. Informatie:
        Plaats hier uw boodschap/bericht.(U maakt een volgende regel in Excel met Alt+Enter)
    7. Stel-in:
      Onder deze knop bevinden zich allerlei instellingen waarvan de meeste door de ontwerper worden gebruikt. Enkele instellingen zijn voor de gebruirker:
      1. Jaartal:
        Door het invullen van het juiste jaartal zullen alle instellingen die met jaartal te maken hebben automatisch worden aangepast zoals:
        1. Minimum leeftijd deelnemers
        2. Maximum leeftijd deelnemers
        3. Het hoogste medaille nummer.
      2. Mail tekst Bevestiging:
        Hier kan men de mailtekst aanpassen die wordt gebruikt voor de bevestigingsmails aan de contactpersonen van de groepen, tekst geldt voor alle bladen 1 t/m 120
      3. BCC adres:
        Hier vult men mailadressen in de BCC die mee worden verstuurd en geldt voor alle mail die direct door het pakket worden verstuurd.
      4. De knoppen zijn niet nodig voor normaal gebruik alleen:
        1. De menu toets:
          Hiermee gaat men terug naar het hoofdmenu
  3. Importeer G.rsf:
    Doormiddel van het klikken op deze knop worden de downloadbestand groepsinschrijvingen van de inschrijfwebsite, na inleg geimporteerd in het pakket.
  4. Importeer W.rsf 
    Doormiddel van het klikken op deze knop worden de downloadbestand Individueel inschrijvingen van de inschrijfwebsite, na inleg geimporteerd in het pakket.
  5. Betaald / afmelding G. 
  6. Betaald / afmelding W.
  7. Individueel handmating H.
    Hier kan men handmatig idividuelen inschrijven, betaal akkoord geven en afmeldingen doen. Het blad houdt rekening met het juist invullen zoals afstand, leeftijd en medaille nummers.
  8. Betaald G.:
    Hier kan men overzichten genereren van groepen en deelnemers aantallen per afstand, G. staat voor groepen.
  9. Deelnemers G. 
    Hier kan men overzichten genereren van wie wel of niet betaald heeft, G staat voor groepen.
  10. Betaald W. 
    Hier kan men overzichten genereren van wie wel of niet betaald heeft, W. staat voor online opgave individuelen.
  11. Deelnemers W. 
    Hier kan men overzichten genereren van groepen en deelnemers aantallen per afstand
  12. Betaald H. 
    Hier kan men overzichten genereren van wie wel of niet betaald heeft, H. staat voor Handmatig invoer individuelen.
  13. Deelnemers H. 
    Hier kan men overzichten genereren van groepen en deelnemers aantallen per afstand
  14. Adressen, H.
    Staat voor Handmatig invoer individuelen.
  15. Index bladen voor groepen:
    Via de 3 indexbladen kan men de status en het gebruik van de bladen inzien, ook kan men via de indexbladen direct naar het gewenste blad navigeren.
  16. Groep ...:
    Elke groep heeft een knop waarmee men direct naar het juiste blad navigeert. Op het blad van betreffende groep kan men:
    1. De status bekijken zoals fout en goed meldingen, wel of niet een betaald.
    2. Het ingelegde Opgave formulier groepen verbeteren/aanpassen.
    3. Nadat alles correct is ingevuld en betaald wordt een betaalbevestiging gemaild naar de contact persoon van de groep.
    4. Knoppen:
      1. Menuknop: Naar hoofdmenu
      2. Mail betaald: Indien alles correct dan verstuur bevestigingmail
      3. Index: Naar Index menu
      4. Edit: Opent het extern blad Opgave formulier groepen, naam blad is huidige blad + 300. Op dat blad kan men alles aanpassen en of toevoegen. Om terug te keren sla op bij wijziging en sluit af.

 


Het downloaden van de online inschrijf gegevens bestaat uit twee bewerkingen.

  1. Download individueel inschrijvingen
    1. Ga naar de website en log in als beheer.
    2. Klik in menu beheer (rechterkant) op Backend A4D.
    3. Log daar in als beheer.
    4. Klik op component en daar op RSForm! Pro.
    5. Klik op Beheer inzending.
    6. Klik in filter op bovenste regel en zoek/selecteer Inschrijven A4D-individueel v.....
    7. Klik in de lijst op ID totdat het pijltje ernaast naar boven wijst, lijstnummers lopen van laag naar hoog.
    8. Klik op knop exporteer.
    9. Klik in pop-up venster op Exporteer naar Excel.
    10. Klik in volgend venster op knop Exporteer.
    11. Klik in pop-up venster onder in beeld op Openen.
    12. Ga naar het nu geopende werkblad en klik op Bewerken inschakelen.
    13. Klik op bestand en daar op opslaan als.
    14. Ga naar Deze PC c:/SGWB-AD-admin.
    15. Ga naar de map import
    16. Selecteer Excel 97-2003-werkmap (*.xls) in de regel Opslaan als.
    17. Selecteer het bestand a4d-individueel-rsf.xls en klik op opslaan.
    18. Klik in pop-up Opslaan als bevestigen op Ja.
    19. Sluit Excel blad a4d-individueel-rsf.xls - Excel.

Nu staan de online inschrijf gegevens individuelen klaar om door het administratie pakket geïmporteerd te worden.

  1. Download groepen inschrijvingen.
    1. Ga naar de website en log in als beheer.
    2. Klik in menu beheer (rechterkant) op Backend A4D.
    3. Log daar in als beheer.
    4. Klik op component en daar op RSForm! Pro.
    5. Klik op Beheer inzending.
    6. Klik in filter op bovenste regel en zoek/selecteer Inschrijven A4D-groepen v.....
    7. Klik in de lijst op ID totdat het pijltje ernaast naar boven wijst, lijstnummers lopen van laag naar hoog.
    8. Klik op knop exporteer.
    9. Klik in pop-up venster op Exporteer naar Excel.
    10. Klik in volgend venster op knop Exporteer.
    11. Klik in pop-up venster onder in beeld op Openen.
    12. Ga naar het nu geopende werkblad en klik op Bewerken inschakelen.
    13. Klik op bestand en daar op opslaan als.
    14. Ga naar Deze PC c:/SGWB-AD-admin.
    15. Ga naar de map import
    16. Selecteer Excel 97-2003-werkmap (*.xls) in de regel Opslaan als.
    17. Selecteer het bestand a4d-groepen-rsf.xls en klik op opslaan.
    18. Klik in pop-up Opslaan als bevestigen op Ja.
    19. Sluit Excel blad a4d-individueel-rsf.xls - Excel.

Nu staan de online inschrijf gegevens groepen klaar om door het administratie pakket geïmporteerd te worden.

Voor de hierboven omschreven handeling hoeft het admin. pakket niet opgestart te zijn, mag wel.

 


Het online opgave bestand in administratie pakket importeren

Het importeren van de online gegevens bestaat uit drie bewerkingen, daarvoor moet het admin. pakket opgestart zijn

  1. Het importeren van online ingeschreven individuelen gegevens
    1. Ga naar hoofdmenu
    2. Klik op Importeer W.rsf
    3. Wacht totdat Microsoft Excel meldt: De gegevens zijn geïmporteerd.
    4. Ga naar Totaaloverzicht en controleer of alles foutloos is verlopen.
  2. Het importeren van online ingeschreven groepen gegevens.
    1. Ga naar hoofdmenu
    2. Klik op importeer G.rsf
    3. Wacht totdat Microsoft Excel meldt: De gegevens zijn geïmporteerd
    4. Ga naar totaal overzicht ter controle je zult zien dat er een fout is ontstaan per nieuw ingevoerde groep. Dit komt omdat de groepsgegevens nog niet compleet zijn ingevoerd
    5. Ga door naar de volgende bewerking (3)
  3. Groep samenstelling importeren. Hiervoor heb je per groep inschrijving een Excel bestand ontvangen (Opgave formulier groepen)
    1. Ga naar Index bladen 1 t/m 40 voor de eerste 40 groep opgaves, naar 41 t/m 80 voor de opgaves 41 t/m 80 enzovoort.
    2. Op het blad staat per regel de groepsnaam, het blad nummer en het blad waarnaar toe het formulier moet worden geïmporteerd. Bijvoorbeeld op regel 1 staat blad 1 en 301 en de naam van de groep.
    3. Zoek in de ontvangen opgave formulier het juiste bestand van de groep en open het bestand.
    4. Klik in de menubalk op bestand en vervolgens op opslaan als.
    5. Selecteer en open op deze PC c:/sSGWB-AD-admin
    6. Selecteer en open de map Groepsmap-h
    7. Selecteer in de regel Opslaan als, Excel-werkmap (*.xlsx)
    8. Selecteer het juiste bestand 301 t/m 420 voor blad 1 t/m 120
    9. Klik op opslaan
    10. Klik in het pop-up venster Opslaan als bevestigen op Ja.

Herhaal bovenstaande stappen voor elk nieuw geïmporteerde groep of groepen.

 

 

 

 

 


 

  • Betalingen die niet direct via iDEAL worden voldaan maar later via overboeking of bulkbetaling iDEAL accorderen.
  • Boekingen ontdubbelen
  • Afmeldingen
  • Betalingen Bij- of Afboeken

Dat kan men op twee manieren doen:

  1. Indien de inschrijving is gedaan via de website (online inschrijven) dan kan men dat doen via de backend van de inschrijfwebsite. (Zie daarvoor aanpassing inschrijf database website)
  2. De tweede methode kan men toepassen in het admin. pakket.
    1. Ga naar het Hoofdmenu
    2. Voor groepen klikt men op Betaald afmelding G.
    3. Hier ziet men een lijst:
      1. Met alle ingeschreven groepen
      2. De betaal status
      3. Handmatig akkoord betaling
        1. Vul daar bij akkoord “Ja” in
      4. De bijbetalingen alleen voor groepen
        1. Vul hier het bij te betalen bedrag in (Let op kan ook negatief zijn -5,50)
      5. Ontdubbelingen en afmeldingen
        1. Wanneer een individueel/groep per ongeluk dubbel is ingeschreven en of een individueel/groep meldt zich af, vul dan ook hier een “Ja” in. Let op hierdoor kan er weer een betaal verschil ontstaan, corrigeer dit volgens de voorgaande regel.
      6. Status iDEAL betaling
      7. Transactie code Mollie

Belangrijk!!

De afmeldingen en ontdubbelingen doet men bij voorkeur of eigenlijk nooit in de website database maar alleen via het admin pakket. Afmeldingen en ontdubbelingen via de website database verstoord de juiste werking van het admin pakket .

 


Het corrigeren en aanpassen van de gegevens van een individuele wandelaar (online opgave) kan vanaf versie 12 alleen via de backend van de website.
Ook kan men via die weg betalingen accorderen dit kan echter ook direct in het admin. pakket.

Aanpassen gegevens individueel wandelaars. 

  • Ga naar de inschrijf website.
  • Login als beheer.
  • Klik op Componenten en daar op RSForm! Pro.
  • Vervolgens klik op Beheer inzendingen.
  • Selecteer Inschrijven A4D-individueel v12.
  • Zoek in de lijst naar de te veranderen wandelaar
    • Voer in het zoekvenster bijvoorbeeld voornaam achternaam in van de wandelaar.
      Men kan zoeken op tekst of delen van tekst zoals naam, straatnaam, postcode, afstand, mail adres, telefoonnummer enzovoort.
  • Vink de te wijzigen wandelaar aan en klik op bewerken.
  • In het volgende venster staan alle gegevens zoals de inschrijvende wandelaar heeft ingevuld.
    • Corrigeer en of pas de gegevens naar wens aan en klik op opslaan.

Nu zijn de gegevens in de database van de website aangepast. Nadat u de gegevens heeft gedownload zijn ze in de Excel bestanden actueel.


 

Betaling accorderen individueel wandelaars. 
Ook betalingen kunt u via de backend inschrijf pagina accorderen, de voordelen daarvan zijn dat het via internet gaat en een ieder die daar de gebruikers rechten heeft zou die taken kunnen uitvoeren.

  • Ga naar de inschrijf website.
  • Login als beheer.
  • Klik op Componenten en daar op RSForm! Pro.
  • Vervolgens klik op Beheer inzendingen.
  • Selecteer Inschrijven A4D-individueel v12.
  • Zoek in de lijst naar de te veranderen wandelaar
    • Voer in het zoekvenster bijvoorbeeld voornaam achternaam in van de wandelaar.
      Men kan zoeken op tekst of delen van tekst zoals naam, straatnaam, postcode, afstand, mail adres, telefoonnummer enzovoort.
  • Vink de te wijzigen wandelaar aan en klik op bewerken.
  • Scrol omlaag tot de regel Betaling status en selecteer daar “Geaccepteerd”
  • Klik op Opslaan.

Nu staat de betaal status in de database van de website als geaccepteerd. Nadat u de gegevens heeft gedownload zijn ze in de Excel bestanden actueel (als betaald).


 Gegevens corrigeren c.q. aanpassen groepsinschrijvingen bestaat uit twee hoofd onderdelen.

  • Het corrigeren van de gegevens contactpersoon (online opgave) deze kan men alleen via de website aanpassen
  • Het corrigeren en aanpassen van de groepssamenstelling, dit kan alleen op het verkregen Opgaveformulier groepen.

Het corrigeren aanpassen gegevens contact persoon groepen.

  1. Ga naar de inschrijf website.
  2. Login als beheer.
  3. Klik in rechtermenu onder beheer op Backend A4D.
  4. Login als beheer.
  5. Klik op Componenten en daar op RSForm! Pro.
  6. Selecteer Inschrijven A4D-groepen v12.
  7. Zoek in de lijst naar de te veranderen contactpersoon groepen
    • Voer in het zoekvenster bijvoorbeeld voornaam achternaam in van de contact persoon groepen.
      Men kan zoeken op tekst of delen van tekst zoals naam, straatnaam, postcode, afstand, mail adres, telefoonnummer, groepsnaam enzovoort.
    • Het ID nummer komt overeen met het Kenmerk men dient er bij deze de groepen een G voor te plaatsen.
  8. Vink de te wijzigen contactpersoon groepen aan en klik op bewerken.
  9. In het volgende venster staan alle gegevens zoals de inschrijvende contactpersoon groepen heeft ingevuld.
    • Corrigeer en of pas de gegevens naar wens aan en klik op opslaan.

Ook kan men hier betalingen accorderen

Voer de hierbovenstaande stappen 1 t/m 6 uit en ga verder,

  1. Zoek in de lijst naar de te veranderen contactpersoon groepen
    • Voer in het zoekvenster bijvoorbeeld voornaam achternaam in van de contact persoon groepen.
      Men kan zoeken op tekst of delen van tekst zoals naam, straatnaam, postcode, afstand, mail adres, telefoonnummer, groepsnaam enzovoort.
    • Het ID nummer komt overeen met het Kenmerk men dient er bij deze de groepen een G voor te plaatsen.
  2. Vink de te wijzigen contactpersoon groepen aan en klik op bewerken.
  3. Scrol in de lijst omlaag naar Betaling status.
  4. Selecteer geaccepteerd
  5. En klik op opslaan.

Nu zijn de gegevens in de database van de website aangepast. Nadat u de gegevens heeft gedownload zijn ze in de Excel bestanden beschikbaar voor importeren.

Avondvierdaagse website
S
ticht Gooise Wandelsport Bond

Parelhoenstraat 46, 3815 AG Amersfoort

Opgericht 26 maart 1934

KvK 40476174

Copyright © 2021 SGWB-Avondvierdaagse. Alle rechten voorbehouden.