Sticht Gooise Wandelsport Bond
Regelingscommissie Avondvierdaagse
Toelichting inschrijfprocedure en administratie avondvierdaagse
V1
SGWB - 2019
Inhoud
- Inleiding
- Vernieuwing aanvulling systeem
- Website SGWB-A4D
- Eigenwebsite (per PRC)
- Online inschrijven
- Inschrijven individuelen
- Inschrijven groepen
- A4D administratie
- Verwerking inschrijven
- Correcties
iii. Direct mail
- Adres exporteren
- Verwerking extern
- Etiketten maken
- Mail individuelen
iii. Mogelijkheden Scannen
- Systeemeisen
- Administratie systeem algemeen
- Toelichting algemeen
- Stappenplan download en plaatsen SGWB-AD-Admin.. map
- Instelling PC
- Excel: Bestanden bijwerken zonder melding en bevestiging
- Scherm opbouw
- Hoofdmenu
- Knoppen
- Navigatie knoppen
- Windows menubalk knoppen.
- Stelin scherm
- Vaste instellingen
- Variabele instellingen
- Sneltoetsen
- Tip printer instellingen
- Mailtekst
- Setup opbouw hoofdmenu
- Totaalblad
- Opbouw algemeen
- Mail totaalblad
- Importeren gegevens online opgave
- Algemeen
- Stap1 Importeren online opgave individueel.
- Stap2 Importeren online opgave groepen.
- Stap3 Importeren a4d-individueel-rsf en a4d-gropen-rsf
- Fout meldingen blad 1 t/m 120 oplossen door handmatig gegevens plakken
- Rekenbladen
- Correctie bladen
- Betaal en ontdubbelen
- Extra opties
- Toevoegen deelnemers, dagbegeleiding, groepsleiders voor groepen.
- Overzichten
- Groepsbladen 1 t/m 120
- Index navigatie Blad 1 t/m 120
- Groepsbladen blad 300 t/m 419
- Index navigatie 300 t/m 419
- Groepen opgave formulier direct inleggen
- Adressen
- Standaard Excel instelling herstellen
- Slotwoord
- Eindcontrole blijft bij PRC
- Ondersteuning
- Via mail
- Urgent via telefoon
iii. Online via Team viewer
- Team Viewer installeren
1 Inleiding
Met deze toelichting proberen we een handleiding te maken om te kunnen werken met het online inschrijven en administratie systeem voor de SGWB avond vierdaagse. Omdat er nog telkens nieuwe ideeën en verbeteringen worden toegevoegd is het mogelijk dat deze toelicht anders en niet compleet is. Ook kan het voorkomen dat er tekstueel het een en ander te verbeteren valt maar ook voor deze toelichting geld dat er nog voortdurend aan wordt gewerkt.
Het systeem online inschrijven en administratie SGWB-A4D is gemaakt en wordt onderhouden door alleen vrijwilligers. Deze doen hun uiterste best maar het blijven mensen.
Het gebruik van het systeem is geheel op basis van vrijwilligheid en elke deelnemende organisatie houd zelf de eindcontrole.
Zijn er vragen en of opmerking over het systeem en ook de bijbehorende documenten mail dat via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. aan het eind van dit document vind u onder ondersteuning de mogelijkheden van ondersteuning.
1a. Het vernieuwde online inschrijven & administratie systeem SGWB Avondvierdaagse bestaat uit een aantal onderwerpen.
- · Website SGWB avondvierdaagse https://www.sgwb-a4d.nl
Dit is de basis website waaronder ook alle sub-domeinen zijn ondergebracht. Er is een extra toegang gemaakt voor de PRC, men kan daarmee inlogen en krijgen toegang tot:
o Aanvraag formulier online inschrijven.
o De map Bestanden-PRC waarin
- § download links staan voor de Demo bestanden opgave formulier groepen en het inschrijven en admin pakket
- § Formulier voorbeeld
- § De handleidingen van Opgave formulier groepen en inschrijven en admin pakket
- § Inlog gegevens gebruikersnaam: prc wachtwoord: prc0119
Let op, de inlog gegevens kunnen na verloop van tijd wijzigen indien u geen toegang meer heeft vraag nieuwe inloggegevens aan via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. onder vermelding van inloggegevens PRC - · Eigen website
o Er is om meerdere reden gekozen om per PRC een eigen website op te zetten redenen zijn
o Het online offline plaatsen van het inschrijfformulier is beter geregeld.
o Men kan meer doen in eigen beheer omdat er een beter inzichtelijke backend beheer is. Bijvoorbeeld in eigen beheer online inschrijfgegevens downloaden.
o Men kan centraal geregelde zaken beter delen en beheer (dank aan SGWB bepalingen enz.)
o Centraal geregeld certificaat beveiliging https:// , noodzakelijk i.v.m. bescherming persoonsgegevens.
o Implementatie Mollie payments met als wettelijk rechtsvertegenwoordiger penningmeester SGWB
- · Per PRC is er een sub domein onder sgwb-a4d.nl aangemaakt.
Voorbeeld: https://demo.sgwb-a4d.nl - · Per PRC (website) worden 3 toegangscodes aangemaakt om in te loggen
o Niveau 1; Meer zien, tekstbestanden plaatsen en bestanden te downloaden.
o Niveau 2; Zie boven + toegang tot Backend op de CSV bestanden te kunnen genereren en downloaden.
o Niveau 3; Totaal Super user beheersbevoegdheid, een speciaal optie alleen gemaakt na contact met gebruiker.
- · Online inschrijven met iDAEL betaling via Mollie payments
o Er moest een nieuwe extensie RSForm Pro worden geïnstalleerd voor de implementatie van iDAEL
o Het bestand cciDEAL zorgt voor de implementatie van Mollie.
o Per PRC zal indien deelname is gewenst een Mollie account worden aangemaakt met daarin vermeld het rekeningnummer die voor de betreffende PRC door de penningmeester SGWB is aangemaakt.
- · Een andere opbouw van het oorspronkelijke opgave formulier groepen, deelnemers gegevens plakken, validatie van ingevulde gegevens. (voor toelichting van het opgave formulier groepen zie de extra bijlage “Opgave formulier groepen”)
- · Verbeterd Excel Administratie bestand uitgebreid met mail functie van Totaal blad en de 120 opgave bevestig bladen.
- · Extra opties, zoals adres en gegevens exports voor het maken van etiketten, verzenden van mail aan individuelen, mail verzoek betalen, opzetten scan systeem en andere mogelijke opties.
1b. Online inschrijven
Online inschrijven individuelen:
Voor individuele wandelaars kan men:
- Online inschrijven zonder iDAEL betaling
- Online inschrijven met iDAEL betaling
- Online Groepen inschrijven:
Voor groepsinschrijving ligt het uitgangspunt bij het in Excel Inschrijfformulier-groepen v11. Na volledig en correct invullen kan men de groep aanmelden via: - Online inschrijven met meezenden ingevulde opgave formulier zonder iDAEL betaling
- Online inschrijven met meezenden ingevulde formulier met iDAEL betaling
iii. Als een extra aanvulling op voorgaande kan men het correct ingevulde Inschrijfformulier ook opslaan in de Admin.. map. De gegevens worden automatisch gekoppeld in de totaalberekening. Deze optie is niet optimaal klaar en zal derhalve in V11 niet kunnen worden gebruikt, wordt V12 actief, het maakt dan het plakken van de 4 velden overbodig.
1c. Administratie
De administratie wordt gedaan met het speciaal in Excel gemaakt administratie-bestanden. De gegevens worden via CSV transfer naar Excel opgeslagen in de SGWB-AD-Admin./import map.
Het verwerken van de inschrijvingen bestaat uit
- Individuele inschrijvingen
- Online inschrijven zelf overmaken
- Online inschrijven met iDEAL betaling
- Handmatig inschrijven en zelf betalen
- Bevestiging inschrijving via Word met data uit Excel
- Groepen inschrijvingen
- Opgaveformulier groepen invullen
- Online aanmelden (inschrijven) groep met zelf betalen
- Online aanmelden (inschrijven) groep met iDEAL betalen
- Inschrijfformulier completeren door kopiëren en te plakken
- Inschrijfformulier completeren door inleggen en ontdubbelen pas beschikbaar vanaf V12
- Groepsdeelnemers, groepsleiders en dagbegeleiders aanvullen en bij betaling.
- Bevestigingsmail vanuit Excel
- Betaalmogelijkheden
- Online betalen met Mollie iDEAL
- Zelf betalen via Mollie SEPA overboeking
- Zelf betalen direct PRC
- Extra meerdere (Groepen) betalingen via
- Mollie iDEAL
- Mollie SEPA overboeking
iii. Direct PRC
- Totaaloverzicht met mail verzenden vanuit Excel
vii. Overzichten met sortering (overzichten sorteren en printen Ctrl P )
- Betaald of niet betaald
- Individuele wandelaars per afstand enz.
- Groepen per afstand enz.
1d. Verwerking extern
- Verzendetiketten aanmaken
- Etiketten printen op A4 zonder barcode
- Etiketten printen op rol etiket (Brother) met barcode
- Extra optie
- Start Finish Scan (alleen mogelijk indien barcode met gebruik van etikettenprinter wordt geprint)
- Systeemeisen
Een PC of Laptop (geen mobiel of tablet)
- Ruimte op de C: schijf ~ 125 tot 150 MB
- Microsoft Office Home
- Werkend outlook account
- Excel
iii. Word
- Actieve A4 printer geïnstalleerd (hoeft niet fysiek aanwezig te zijn)
3a. Toelichting voor de in Excel en Word gemaakte bestanden ten behoeve van de administratie SGWB-A4D inschrijvingen.
Omdat het een steeds omvangrijker proces wordt, is het geheel opgebouwd uit meerdere Excel en Word bestanden. De ingevoerde gegevens worden in meerdere bestanden gebruikt en het is daarom nodig dat de bestanden elkaar kunnen vinden. Om die reden is het beslist noodzakelijk om een en ander op onderstaande methode op je pc te plaatsen.
- Omdat het systeem gebaseerd is op MS Office Excel, Word en Outlook, is het noodzakelijk dat deze programma’s op de pc actief (geïnstalleerd) zijn. Voor de mailfuncties is het noodzakelijk dat er ook een Outlook account actief is. Voor het versturen van mail met pdf-bijlage dient er minimaal 1 A4 printer actief (geïnstalleerd) te zijn op de gebruikte pc, via het printcommando wordt de PDF lay-out gemaakt.
- De bestanden worden in een zipbestand aangeleverd. Na uitpakken staan in de map “SGWB-AD-Admin.” de bestanden.
- Plaats deze map zonder enige verandering in de Root van de C-schijf. Verander ook de bestandsnamen in de map niet!!! Dus: c://SGWB-AD-admin.
- Om het programma de starten opent men het bestand: “SGWB-A4D-Totaal-v11.xslm”
- U kunt ook een snelkoppeling maken op het bureaublad:
C:\SGWB-AD-Admin.\SGWB-A4D-Totaal-v11.xlsm. Deze link staat ook in het zip bestand. Plaats deze bijvoorbeeld op het bureaublad. - Tijdens het openen zal er standaard enkele keren een pop-up openen met de vraag:
Deze map bevat koppelingen naar externe bronnen die mogelijk onveilig zijn, enz.
Klik telkens op “bijwerken”.
Omdat dit ophoudt en lastig is, kunt u deze bevestigingsvraag in Excel uitschakelen. Ga daarvoor naar de beschrijving “Bestanden bijwerken zonder melding en bevestiging” hier onder, om dat in te stellen.
- Na het openen komt u automatisch in het hoofdblad menu. Voor het openen moet je computer alle benodigde bestanden openen en koppelen. Dit vindt automatisch plaats en mag niet worden gestopt. Het openen duurt enige tijd en het advies is de PC even zijn werk te laten doen, opdat het proces van openen dan correct verloopt.
- Het systeem en alle mappen bevatten kleine en grote formules, cruciale macro’s en specifieke opmaak. Om een en ander goed te beschermen (voor juiste werking) worden cellen en bladen met formules en opmaak beveiligd met wachtwoorden. Ook zijn de macro’s beveiligd. Voor geïnteresseerde ontwikkelaars moeten we nog afspraken maken?
- Om het systeem te gaan sluiten moeten alle afzonderlijk gebruikte bestanden naar keuze opgeslagen en/of veranderd worden. Daar voor zijn binnen het hoofdmenu een aantal “knoppen” aangemaakt. Onder het hoofdstukken Knoppen opslaan/sluiten vindt u de beschrijving hoe deze werken.
3b. Stappenplan downloaden en plaatsen SGWB-a4d administratie bestanden.
- Voordat u begint met het plaatsen van het bestand controleer of er op de c schijf geen oude map sgwb-a4d-admijn staat. Indien ja dan moet u deze map verplaatsen of er een back-up van maken. Wilt u de inhoud van de map niet bewaren dan kunt u de map wissen.
- Vervolgens ga naar de u toegewezen website en login met de aan u toegewezen inlog gegevens.
- In het submenu vind u onder beheer de link “Download SGWB-A4D-Admin.” klik daarop en er opent een venster “SGWB-A4D-ADMIN.-V11”. Klik op download.
- In de pop up “Wat wilt u doen met SGWB-AD-admin.zip enzovoort” klikt u op openen.
- Op uw PC / laptop opent een venster met daarin de map “SGWB-AD-Admin., kopieer deze map en plak deze in de Root van de c schijf ( Lokale c: )
- Om snelle toegang te krijgen is het slim om een snelkoppeling op het bureaublad te plaatsen. Maak daarvoor een snelkoppeling naar het bestand “SGWB-A4D-Totaal-V11” in de zojuist aangemaakt map SGWB-AD-Admin..
- Nadat de map is geïnstalleerd kan men het administratie pakket starten door op SGWB-A4D-totaal-V11 te klikken of door te klikken op de hierboven genoemde snelkoppeling. Let op het opstarten van het systeem duurt zoals hierboven reeds beschreven een aantal minuten. Bij de eerste keer een aantal meldingen die u moet beantwoorden.
- Na de opstart (1e keer) komt als eerste een beveiligingsvraag, u klikt hier op de button “Bewerken inschakelen”.
- Bij een tweede beveiligingsvraag klikt u op de button “Inhoud inschakelen”
- Nadat het Excel programma boven staande zaken heeft ingeschakeld en gekoppeld is het administratie pakket gereed voor gebruik.
Om bij een volgend opstart een en ander sneller te laten verlopen zonder dat men voornoemde vragen moet beantwoorden voor men volgende instelling uit “Bestanden bijwerken zonder melding en bevestiging”.
3c. Bestanden bijwerken zonder melding en bevestiging
Deze instelling wordt gedaan in de instellingen van Excel Opties. Sluit daarvoor het SGWB-AD-Admin. bestand. Open daarna Excel met bijvoorbeeld een lege map.
- Druk op Alt en houdt deze ingedrukt;
- Druk vervolgens achter elkaar eerst op de b en dan op de t;
- Ga in het geopende scherm Optie voor Excel, in de linker kolom naar geavanceerd;
- Scrol in de rechter kolom naar Algemeen;
- Zet het vinkje Uit, voor Bijwerken van automatische koppeling bevestigen;
- Klik rechtsonder op het optieblad op OK.
Het optie venster sluit en bij de volgende opstart van het bestand zullen de bestanden automatisch worden bijgewerkt.
3d. Scherm opbouw
Om te navigeren is er via macro’s een menustructuur opgebouwd met daarin menu “Knoppen”.
Zoals eerdergenoemd is het systeem opgebouwd uit meerdere bestanden en al naar gelang de gebruiker via de menustructuur in een ander bestand terecht komt, zal dit bestand worden geopend. Dit openen kan het soms even duren, men ziet dan een wit scherm. Ook zullen er meerder bestanden worden geopend en berekend, als men bijvoorbeeld het totaalbestand opvraagt. Ook hier een korte wachttijd, waar men dan een bijna wit scherm ziet wat soms een paar keer flitst. Geen paniek, niet doen. Het komt goed.
Hoofdmenu:
Waar men ook is, door het klikken op de knop “Menu” komt men op het hoofdmenu. De knop “Menu” is op elke blad te vinden, behalve op het hoofdmenublad zelf. Ook kan men op de combinatie (gelijktijdig) Ctrl + m drukken.
Je ziet er knoppen, de tekst geeft de verschillende functie aan, verder in deze toelichting een beschrijving van al deze functies. Om ruimte te besparen, zijn op de menu knoppen namen bedacht. Met afkortingen, die verder in de bladen ook worden gebruikt.
- · De letter “G” staat voor groepen wandelaars online en of handmatig opgegeven.
- · De letter “W” staat voor individuele wandelaar online opgegeven.
- · De letter “H” staat voor individuele wandelaar handmatig opgegeven.
Je kunt navigeren door op de knop te klikken, het kan soms nodig zijn (je komt bijvoorbeeld net van een ander scherm) dat je voor de tweede keer moet klikken.
Hieronder ziet men het hoofdmenublad:
Dit is nog in de ontwerpfase en kan derhalve later nog weer veranderen. Ook kunnen verschillende optie via menu Stel in zichtbaar c.q. verborgen worden. Ook staan er verschillende functies in, die men na keuze wel of niet kan verbergen.
3e. Knoppen
Opslaan/Sluiten.
In Windows en Office zijn de standaard openen, opslaan en sluiten knoppen altijd aanwezig. Voor deze combinatie van werkbladen en bestanden zijn deze veelal verborgen. Om het geheel correct te laten werken, moet je altijd meerdere bestanden openen, opslaan en ook weer sluiten. Daarom is dit geautomatiseerd doormiddel van speciale knoppen.
Helemaal boven is nog steeds een menubalk (systeembalk Windows) aanwezig. Gebruik deze bij voorkeur niet. Verder in dit hoofdstuk komt dit nog ter sprake.
Alles openen
Heeft u per ongeluk toch via de systeembalk een blad (bestand) gesloten, dan kunnen er meldingen ontstaan dat het systeem niet werkt, omdat gegevens niet worden gevonden. Ga dan naar het menu en klik op de knop alles openen. Alle noodzakelijke bestanden worden dan opnieuw geopend. Let op: heeft u gegevens veranderd en nog niet opgeslagen, klik dan eerst op alles opslaan.
Opslaan en sluiten
Heeft u zaken toegevoegd en of aangepast en wilt u het bestand afsluiten, dan klikt op de rode knop Opslaan sluiten. Een voorgeprogrammeerde macro zorgt er voor dat alle bestanden worden opgeslagen en gesloten met tot slot het hoofdblad. Wat overblijft is het Excel programma zonder bladen, die moet uzelf afsluiten. Ook hier geldt dat door het grote aantal bestanden dit proces enige tijd duurt.
Alles opslaan
Zoals we gewend zijn met software, is het verstandig om bij langdurig en veel verwerken in software om tussen tijd de aanpassingen op te slaan. Ook in deze opzet is het van belang om dan niet alleen het huidige blad op te slaan, maar alle bladen. Ga naar menu en klik daar op de knop Alles opslaan. Wederom zal er een macro actief zijn die alle bestanden zal opslaan. Tijdens dit proces is het niet aan te bevelen om in het bestand te werken. Dus even wachten totdat u het bericht krijgt alles is opgeslagen.
Afsluiten zonder opslaan
In geval van nood, bijvoorbeeld u ontdekt dat u veel fouten heeft gemaakt die u liever niet opslaat, kunt u het bestand afsluiten zonder opslaan. Deze knop is een verstopt, omdat iets goed afsluiten zonder opslaan niet prettig is. Ga naar menu en scrol naar beneden, totdat u de rode knop Sluiten zonder opslaan tegenkomt. Klik erop en alle bestanden worden gesloten zonder opslaan.
---+---
Knoppen in Windows menubalk: (bij voorkeur niet gebruiken)
Het bekende kruisje: voor sluiten. Indien je daarop klikt, dan kan een keuze gemaakt worden uit:
- Opslaan sluiten
- Niet opslaan sluiten
- Annuleren
Bedenk dat, wanneer je het blad(bestand sluit, er mogelijk een foutmelding ontstaat doordat er geen directe toegang meer is tot dit bestand. U kunt de foutmelding negeren en vervolgens door te gaan naar Menu en daar te klikken op Alles openen.
Het bekende vierkantje/dubbele vierkant: hiermee kan men het huidige venster vergroten en verkleinen, opdat men de achterliggende vensters kan zien. Zo kunt u ook naar de verschillende vensters navigeren.
Het bekende minteken: deze handeling is zeker niet handig, dus niet aanbevolen. Klikt u op het minteken, dan wordt het betreffende scherm geminimaliseerd en is door het grote aantal geopende bladen moeilijk terug te vinden. U kunt het geminimaliseerde blad terugvinden door te klikken onderin de taakbalk op taakbeheer (of de Windowsknop + Tab) en daar het bewuste blad te openen.
Ook werken de macro’s niet meer, omdat deze zijn gebonden aan de laatste muispositie.
Gaat u toch verder, dan zult u merken dat het systeem vastloopt en komt de definitieve melding Excel reageert niet meer. U moet dan Excel toch definitief afsluiten, door op het kruisje te klikken en/of computer opnieuw op te starten om vervolgens het Excel bestand op nieuw op te starten. U bent dan de laatste toevoegingen en/of aanpassingen kwijt.
---+---
- Stel in
Omdat we met meerdere organisaties (PRC’s) gebruik willen maken van het systeem en dat meerdere jaren, zijn er instellingen die door het gehele systeem worden gebruikt. Die willen en moeten we makkelijk centraal kunnen verstellen. Daarvoor het Blad “Stel in”.
Klik in het Menu blad op de knop “Stel in”
Hierboven het Stel in blad. Ook hier is het systeem nog steeds een ontwerpfase, waarbij later onderwerpen kunnen worden toegevoegd of verwijderd.
Linksboven zien we een instellijst met waarden die we deels ook in het inschrijfformulier tegen komen, zoals:
- Jaartal: spreekt voor zich
- Versie nummersysteem: belangrijk om te weten om welke versie het gaat, in verband met het oplossen van mogelijke bugs (fouten) en of aanvullingen
- Inschrijfgeld: hier vult men het bedrag in wat er betaald moet worden voor elke deelnemer, die 4 dagen wil deelnemen met een medaille als beloning
- Dag begeleider zonder medaille: per groep kan men twee x 8 personen opgeven als dag begeleider. Deze personen wandelen één of meer dagen mee zonder een medaille te ontvangen. De PRC bepaalt zelf wat men daarvoor in rekening wil brengen. Echter een minimumbedrag van € 0,50 i.v.m. verzekering
- Startlocatie: De naam c.q. startlocatie van de PRC
- Barcode voorloop: Dit is verplicht en moet Alfanumeriek zijn, om tijdens verwerken altijd als standaard gezien te worden
- Groepen Barcode nul: reservering Barcode voor onlineopgave groepen. Start bij 0 + 1 enzovoort. Nummering begint altijd met Barcode voorloop + jaartal
- Online individueel Barcode nul: reservering Barcode voor onlineopgave groepen. Start bij 0 + 1 enzovoort. Nummering begint altijd met Barcode voorloop + jaartal
- Afstand 1 t/m 3: door PRC te lopen afstanden instellen
- Minimum- en maximumleeftijd van begeleiders en deelnemers
Rechtsboven ziet men de vermelding van een aantal sneltoetsen. Deze toetsen zijn specifiek voor dit systeem gemaakt voor gebruiksgemak door gebruiker en beheerder. De vetgedrukte toetsen zijn voor gebruikers interessant. Men gebruikt deze sneltoetsen door:
- · CTRL ingedrukt te houden en te drukken op de genoemde letter toets.
- · CTRL + Shift ingedrukt te houden en te drukken op de genoemde letter toets.
- Ctrl + a Open Rij nummer en Kolom kop
- Ctrl+Shift+a Verberg Rij nummer en Kolom kop
- Ctrl + p Print huidige blad (werking standaard Windows en Office)
- Ctrl + m Ga naar blad Menu
- Ctrl + t Ga naar blad Totaaloverzicht
- Ctrl + s Full screen
- Ctrl+Shift+s
of Ecs Full screen sluiten - Ctrl + f Toon formulebalk
- Ctrl+Shift+f Verberg formulebalk
---+---
*Tip: Instellen printen huidige blad:
- Toets Ctrl + P
- Klik in afdrukscherm op pagina-instelling.
- Klik op pop-up scherm Pagina schaal aanpassen aan: 1 bij (100?) pagina’s
- Klik op OK
- Klik in linker menubalk op Opslaan.
Nu is print huidige pagina als 1 pagina breedte opgeslagen De volle breedte wordt gebruikt en het aantal regels bepaald het aantal pagina’s
U kunt verder op Pagina:
- · Aangeven of men staand of liggend de pagina wil printen
- · het papierformaat aanpassen
Op marges kan men:
- · De witruimte Links, Recht, Boven en Onder instellen
- · De hoogte van kop en voettekst instellen
- · De tekst centrering horizontaal en verticaal instellen
U kunt kop en voet tekst aanmaken
U kunt op blad afdrukken ook nog enkele zaken instellen/toevoegen, zoals:
- · Zwart-wit printen
- · Conceptkwaliteit (geen lijntjes)
Dit alles wordt gedaan door Excel en ligt buiten de bladbeveiliging.
---+---
De drie velden geeft informatie over de status van deze versie en tekst die wordt gebruikt voor het samenstellen van meldingen in het systeem:
- Mailtekst
- Mail Onderwerp – mail blad 1 tot 120 en blad 300 tot 419
- Betaalbevestiging – mail blad 1 tot 120 en blad 300 tot 419
- Getekend PRC… – mail blad 1 tot 120 en blad 300 tot 419
- Van adres – mail blad 1 tot 120 en blad 300 tot 419
- BCC – mail blad 1 tot 120 en blad 300 tot 419
- BCC samenstelling
- BCC resultaat
- Informatie gebruiker – wordt als extra informatie voor de gebruiker getoond.
- Versie status – status gebruikte versie
Rechts boven een aantal knoppen oranje en groen:
- · Logica: de knop die navigeert naar het blad logica, waarin een overzicht van alle omleidingen en macro plaatsingen. Allen bedoeld voor beheer.
o Oranje verbergt de knop in Menu
o Groen toont de knop in Menu
- · BI300: geeft toegang via index navigatie naar de bladen 300 tot 419. Een nieuwe optie om inschrijfformulier direct op te slaan in het SGWB-AD-Admin. systeem.
o Oranje verbergt de knoppen in Menu
o Groen toont de knoppen in Menu
- · B300: geeft toegang via knoppen navigatie naar de bladen 300 tot 419. Een nieuwe optie om inschrijfformulier direct op te slaan in het SGWB-AD-Admin. systeem.
o Oranje verbergt de knoppen in Menu
o Groen toont de knoppen in Menu
- · Rekenblad: toont de rekenbladen.
o Oranje verbergt de rekenbladen in Menu
o Groen toont de rekenbladen in Menu
- · Overzicht: toont de overzichtsbladen.
o Oranje verbergt de Overzichtsbladen in Menu
o Groen toont de Overzichtsbladen in Menu
- · BI1: geeft toegang via index navigatie naar de bladen 1 tot 120. Een nieuwe optie om inschrijfformulier direct op te slaan in het SGWB-AD-Admin. systeem.
o Oranje verbergt de knoppen in Menu
o Groen toont de knoppen in Menu
- · B300: geeft toegang via knoppen navigatie naar de bladen 1 tot 120. Een nieuwe optie om inschrijfformulier direct op te slaan in het SGWB-AD-Admin. systeem.
o Oranje verbergt de knoppen in Menu
o Groen toont de knoppen in Menu
---+---
5a. Totaal:
Op het totaal blad ziet u alle totalen:
- Aantallen per type inschrijven, per afstanden, afmelding en ontdubbelingen
- Deelnemers individueel online invoer
- Deelnemers individueel hand invoer
- Groepen
- Totaal deelnemers
- Totaal deelnemers zonder medaille
- Totaal deelnemers met medaille
- Financieel
- Te betalen
- Betaald
- Medailles
- Totaal medailles
- Totaal per medaille nummer
- Totaal medaille nummer per type inschrijving
- Foutcontrole
- Per type inschrijving
- Totaal Medailles
- Betaling compleet betaald
- Communicatie
- U kunt dit overzicht printen op 1 A4 formaat door sneltoets Ctrl + p
- U kunt het overzicht mailen door op de knop Mail totaaltelling te klikken.
5b. Mail instelling blad totaal telling:
Links op het blad (tonen op scherm) vindt u de mail instelling.
- · Van: toont het emailadres waarvandaan de mail komt ook zal op dit adres de returnmail worden ontvangen. Dit emailadres wordt in het Stel in blad voor geprogrammeerd en zal gericht zijn aan bijvoorbeeld het inschrijfbureau van PRC
- · Aan: Een wit venster. Hier kunt u elk gewenst emailadres invullen waaraan u dit bericht wil sturen. Meerdere adressen mogelijk, gescheiden door ;
- · CC: Ook hier een wit venster. Hier kunt u elk gewenst mailadres invullen waaraan u dit bericht wil sturen. Meerdere adressen mogelijk gescheiden door ;
- · Onderwerp: Hier wordt automatisch ingevuld, de header regel Totaal telling …….(naam PRC)
- · Informatie: Hier kunt u extra informatie plaatsen.
Tip: Voor tekst verwerken in Excel is volgend regel door Alt + Enter.
6a. Importeren gegevens online opgave.
Het importeren van onlinegegevens bestaat uit een aantal stappen. Er worden in deze beschrijving twee methodes beschreven, die we voorlopig aanbieden.
Allereerst moeten de gegevens van de website worden gehaald en worden aangepast naar een bruikbaar formaat.
Dit ophalen van gegevens moet gedaan worden voor:
- · Online inschrijven individuelen
- · Online inschrijven groepen
Heeft u bovenstaande gegevens opgehaald, dan moet u deze gegevens in de totaal administratie opnemen.
Daarvoor moet men onderstaande 3 stappen doorlopen:
Stap 1
6b. Importeren online opgave individuele wandelaars RSForm
De gegevens zijn vanuit RSForm via een .csv bestand te downloaden en vervolgens om te zetten naar een Excel bestand. Om een correcte overdracht te krijgen is het uiterst belangrijk dat u onderstaande stappen nauwgezet uitvoert.
- Start de website op
- Login als “Beheer” met de aan u verstrekte gegevens “gebruikersnaam” en “Wachtwoord”
- Klik in submenu “Beheer” op “Backend A4D”
- Log ook hierin met de aan u verstrekte inloggegevens
- Ga nu via het menu item “Componenten” naar “RSForm! PRO.
- Ga naar “Beheer inzendingen”
- Kies in Filter “inschrijven A4D-individueel”
- Klik 1 of 2 x op “ID” totdat het ID nummer van laag naar hoog sorteert ( ID pijltje staat omhoog)
- Klik op “Exporteer”
- Klik op “Exporteer naar CSV”
- Zorg dat er is gekozen voor “Exporteer alle regels” (Staat normaal standaard zo ingesteld)
- Klik op “Exporteer”
- Het exporteren loopt nu en als dit klaar is “klik in pop-up onder in beeld op “Openen
- Nu opent het Excelblad in (.csv) met de geëxporteerde gegevens. U kunt dit bestand opslaan als csv bestand. Maar ook kunt u het bestand meteen omzetten naar een bruikbaar Excel bestand (.xls)
- Selecteer kolom A
- Klik in menubalk op “Gegevens”
- Klik in het submenu in hulpmiddelen voor gegevens op “tekst naar klommen”
- In Wizard Tekst naar kolommen
18.1. Kies gescheiden & klik op volgende
18.2. Deselect “tab” - Select “Komma” & klik op volgende
18.3. Scrol met > toets naar kolom Telefoon en selecteer kolom selecteer “tekst”
Scrol met > toets naar kolom Mobiel en selecteer kolom selecteer “tekst”
en klik op voltooien
- Controleer of de waardes in kolom a van laag naar hoog lopen.
19.1. Nee = fout, begin opnieuw bij stap 5
19.2. Ja = goed, klik in menubalk op “Bestand”
- Klik op “Opslaan als”
- Ga naar de map /SGWB-AD-Admin./import
- Selecteer in het pop-up menu bij opslaan als “Excel 97-2003-werkmap
- Selecteer het bestand a4d-individueel-rsf & klik op “Opslaan”
- Klik in het volgende pop-up scherm “Opslaan als bevestigen” (bestaat al) op “Ja”
- Tot slot kunt u dit Excelblad sluiten.
Het bestand is nu klaar om in het totaaloverzicht te importeren. Ga daarvoor naar item “Importeer individuelen RSF”.
Stap 2
6c. Importeren online opgave Groepen RSForm
De gegevens zijn vanuit RSForm via een .csv bestand te downloaden en vervolgens om te zetten naar een Excel bestand. Om een correcte overdracht te krijgen is het uiterst belangrijk dat u onderstaande stappen nauwgezet uitvoert.
- Start de website op
- Login als “Beheer” met de aan u verstrekte gegevens “gebruikersnaam” en “Wachtwoord”
- Klik in submenu “Beheer” op “Backend A4D”
- Log ook hierin met de aan u verstrekte inloggegevens
- Ga nu via het menu item “Componenten” naar “RSForm! PRO
- Ga naar “Beheer inzendingen”
- Kies in Filter “inschrijven A4D-groepen”
- Klik 1 of 2 x op “ID” totdat het ID nummer van laag naar hoog sorteert ( ID pijltje staat omhoog)
- Klik op “Exporteer”
- Klik op “Exporteer naar CSV”
- Zorg dat er is gekozen voor “Exporteer alle regels” (Staat normaal standaard zo ingesteld)
- Klik op “Exporteer”
- Het exporteren loopt nu en als dit klaar is “klik in pop-up onder in beeld op “Openen.
- Nu opent het Excelblad in (.csv) met de geëxporteerde gegevens. U kunt dit bestand opslaan als csv bestand. Maar ook kunt u het bestand meteen omzetten naar een bruikbaar Excel bestand (.xls).
- Selecteer kolom A
- Klik in menubalk op “Gegevens”
- Klik in het submenu in hulpmiddelen voor gegevens op “tekst naar klommen”
- In Wizard Tekst naar kolommen
18.1. Kies gescheiden & klik op volgende
18.2. Deselect “tab” - Select “Komma” & klik op volgende
18.3. Scrol met > toets naar kolom Telefoon en selecteer kolom selecteer “tekst”
Scrol met > toets naar kolom Mobiel en selecteer kolom selecteer “tekst”
& klik op voltooien
- Controleer of de waardes in kolom a van laag naar hoog lopen
19.1. Nee = fout, begin opnieuw bij stap 5.
19.2. Ja = goed, klik in menubalk op “Bestand”
- Klik op “Opslaan als”
- Ga naar de map /SGWB-AD-Admin./import
- Selecteer in het pop-up menu bij opslaan als “Excel 97-2003-werkmap
- Selecteer het bestand a4d-groepen-rsf & klik op “Opslaan”
- Klik in het volgende pop-up scherm “Opslaan als bevestigen” (bestaat al) op “Ja”
- Tot slot kunt u dit Excelblad sluiten.
Het bestand is nu klaar om in het totaaloverzicht te importeren. Ga daarvoor naar item “Importeer individuelen RSF”.
Stap 3
6d. Importeren groepen en Individueel RSForm ( rsf ) binnen
SGWB-AD-admin.
Nadat u de bestanden a4d-individueel-rsf en a4d-groepen-rsf heeft overschreven met nieuwe waarden, kunt u in de waarde in het AD-admin. gaan overschrijven.
1) Start SGWB-AD-admin.
2) Ga in het systeem naar “Menu”
3) Klik op de gewenste knop.
- a) Voor importeren groep RSForm op “importeer G.rsf”
Voor importeren individueel RSForm op “importeer W.rsf”
Nu zijn de inschrijvingen geïmporteerd. U kunt dit zien in het rekenblad Online individueel en Online groepen voor respectievelijk individuelen en groepen.
Het is natuurlijk mogelijk dat men slechts 1 van de groep met gegevens wil importeren.
Voer daarvoor uit de stappen:
- · Stap 1 en stap 3, 1 en 2b voor individuelen.
- · Stap 2 en stap 3, 1 en 2a voor groepen
6e. Foutmeldingen na import Blad 1 t/m 120 verhelpen.
Nadat u de groepsgegevens heeft geïmporteerd zullen er op de nieuwe bladen foutmeldingen ontstaan. Deze foutmeldingen ontstaan omdat de gegevens van de velden C,D,F en G niet online worden opgegeven maar alleen via het opgave formulier groepen. Kopieer en plak daarvoor 1 voor 1 de genoemde velden vanaf het u toegestuurde opgave formulier naar het overeenkomstige blad 1 t/m 120.
- Rekenbladen
Er zijn drie rekenbladen. 1 per type inschrijving:
- Individuele wandelaars online inschrijving
- Individuele wandelaars handmatig inschrijven
- Groepen inschrijving.
Op deze bladen wordt alle ingevoerde en bewerkte informatie verzameld en getoond. Er kan op dit blad geen aanpassing en/of toevoegingen gedaan worden.
Omdat deze bladen alleen en opsomming en berekening van gegevens bevatten zijn deze niet noodzakelijk om direct zichtbaar te zijn daarom kun je deze bladen voor een duidelijk overzicht het best niet zichtbaar maken. Zie onderstaand voor verbergen c.q. tonen
Tip: Het is ook mogelijk om de knoppen te tonen of te verbergen. Ga daarvoor naar Stel in.
- · Klik op groene knop Rekenblad voor tonen.
- · Klik op oranje knop Rekenblad voor verbergen.
- Correctiebladen
Op het correctieblad kunt u de via “online opgave” ingegeven gegevens corrigeren c.q. aanpassen. Deze correcties/aanpassingen zijn overruled en blijven altijd van kracht. Dus ook na het opnieuw laden van database gegevens.
U kunt alleen een correctie en aanvullingen doen in de witte kolom velden.
Er is een correctieblad per type inschrijving:
- Individuele wandelaars online inschrijving.
- Individuele wandelaars handmatig inschrijven, is tevens invoerblad.
- Groepen inschrijving.
Hieronder als voorbeeld een deel veld van het correctieblad groepen.
- Betaal en ontdubbel
Via het betaal- en ontdubbel blad kunt u de betalingsstatus volgen c.q. accepteren en corrigeren
- · Betalingen via iDEAL zijn gekoppeld en worden automatische geaccepteerd
- · Handmatige betaling kunt u accepteren door in betreffende kolom en regels ‘ja’ in te vullen
- · Correctie en of nabetaling kunt u accepteren door het nabetaalde bedrag in te vullen in de kolom “nabetalingen”
- · Ontdubbelen c.q. afmelding kunt u activeren door in de kolom “ontdubbelen/afmelden” een ‘ja’ in te vullen. In de totaaltelling worden hierdoor de aantallen deelnemers/groepen, medailles en betaling gecorrigeerd. Let op: Afgemeld inschrijving die reeds betaald hebben, worden financieel binnen de administratie wel gecorrigeerd. Echter wel of niet terugbetalen beslist de PRC.
Er is een betaal- en ontdubbel blad per type inschrijving:
- Individuele wandelaars online inschrijving
- Individuele wandelaars handmatig inschrijven
- Groepen inschrijving
Hieronder als voorbeeld een deel veld van het betaal- en ontdubbel blad groepen.
- Extra opties
Toevoegen deelnemers groepen
Men kan binnen de normale inschrijf periode extra deelnemers toevoegen aan een groep. Het systeem berekent het bedraag dat bijbetaald moet worden:
- Ga naar het blad van betreffende groep.
- Vul in een lege regel de naam, geboortejaar een medaille nummer in.
- Het blad geeft meteen na invoer een foutmelding “controle deelnemers medailles”
- Kijk wat het nieuw aantal deelnemers van de groep is en ga naar correctie G.
- Vul bij betreffende groep in de witte klom “aantal deelnemer” het nieuw aantal in. Meteen is de foutmelding niet meer aanwezig.
- Ga terug naar het blad van de groep. Men ziet:
6.1. Rechts boven achter Reeds betaald het bedrag die reeds betaald is
6.2. Gelijk daaronder het bedrag wat bij betaald moet worden.
- De opstaande betaling moet nadat deze is voldaan handmatig worden toegevoegd. Ga daarvoor naar Betaling afmelding G.
- Van betreffende groep ziet u in de kolom “Bij te betalen” het bedrag wat in totaal bij betaald moet worden.
- Is het bij te betalen bedrag volledig betaald vul dan in de witte kolom “Nabetaling” het betaalde bedrag in.
- Nu is het totale proces volledig afgerond en zijn in het totaal scherm alle totalen weer correct verwerkt.
- Als bevestiging van deze aanpassing inclusief betaal bevestiging kan men het blad weer mailen naar de contactpersoon van de groep
- Ga naar betreffende blad en klik op de knop “mail betaald”.
Toevoegen dagbegeleiding
U kunt ook een dagbegeleiding toevoegen mits er een plek groepsbegeleider vrij is.
- Ga naar correctie en vul in de witte kolom Naam groepsbegeleider 1 of 2 (diegene de leeg is) een 1 in.
- Er ontstaat een foutmelding omdat er geen naam en geboortejaar van de dagbegeleiding is ingevuld.
- Ga naar blad van betreffende groep en vul daar naam een geboorte jaar in van de dagbegeleiders (let op dagbegeleider met foutmelding)
- Ook zal het blad melden dat de betaling niet volledig is voldaan. Dit komt omdat per groep van dagbegeleiders (8 personen) een minimum betaling van € 0,50 wordt berekent, dit i.v.m. verzekering.
- Na betaling moet men dit handmatig bijboeken. Ga naar betaling afmelden G.
- In de kolom Bij te betalen vind u het totaal bij te betalen van betreffende groep. Is te totale bij betaling voldaan vul dan in de witte kolom “Nabetaling” het totaalbedrag in.
- Als bevestiging van deze aanpassing inclusief betaal bevestiging kan men het blad weer mailen naar de contactpersoon van de groep
- Ga naar betreffende blad en klik op de knop “mail betaald”.
Groepsbegeleider toevoegen.
Men kan ook een groepsbegeleider toe voegen indien er een plek vrij is
- Ga naar correctie G. nadat u heeft vast gesteld welke groepsleider nog vrij is 1 of 2 of beide.
- Kies de kolom van de vrije groepsleider en vul daarvan naam, geboorte jaar en medaille nummer in.
- Er ontstaat nu een fout melding op het blad van betreffende groep omdat het deelnemers aantal niet meer klopt. Kijk op het blad wat het nieuwe deelnemers aantal is en ga naar correctie G.
- Vul in de witte kolom “aantal deelnemers” van betreffende groep het nieuw aantal deelnemers in.
- Wat nu rest is de bij betaling ga daarvoor naar “Betaling afmelding G.” In de kolom Bij te betalen vind u het totaal bij te betalen van betreffende groep. Is te totale bij betaling voldaan vul dan in de witte kolom “Nabetaling” het totaalbedrag in.
- Als bevestiging van deze aanpassing inclusief betaal bevestiging kan men het blad weer mailen naar de contactpersoon van de groep
- Ga naar betreffende blad en klik op de knop “mail betaald”.
- Overzichten
Er zijn verschillende overzichten (lijsten) te maken.
- Betaald G,W en H
1.1. G. Betaald groepen
1.2. W. Betaald individuelen online opgave
1.3. H. Betaald individuelen handmatige opgave
- Deelnemerslijsten G,W en H
2.1. G. Groepen
2.2. W. Individuelen
2.3. H. Individuelen handmatige opgave
In elk overzicht kunt u op elk gewenst item filteren, zoals betaald, afstand, contactpersonen G en begeleider G.
Met de functietoets Ctrl + p kunt u de lijst printen. (Zie Tip: Instellen printen huidige blad:
De overzichtslijsten kunnen tot half februari wat betreft inhoud in overleg met PRC worden aangepast!
---+---
- Groepsbladen 1 tot en met 120:
De bladen Groep 1 tot en met Groep 120 tonen de opgave van de 120 mogelijk te plaatsen groepen. U kunt door op betreffende knop te klikken de gewenste groep openen.
Deze bladen tonen het aanmeldformulier per aangemelde groep.
Op het formulier vindt u een aantal invulvelden, waarvan enkele reeds ingevuld zijn met gegevens komende van de online aanmelding. De A en B velden zijn reeds ingevuld, de gegevens van de online inschrijving.
De velden C, D, F en G moeten handmatig door kopiëren en plakken worden gevuld. De gegevens komen van het door de contactpersoon meegestuurde aanmeldformulier bij de online inschrijving.
Nadat alle gegevens zijn toegevoegd en gecontroleerd op juistheid (alle gekleurde cellen melden goed en kleuren groen) is het formulier klaar. De ingegeven gegevens worden automatisch in de totalen meegenomen.
Veld E toont de aantallen benodigde medailles per nummer. Deze gegevens kunnen gebruikt worden voor het bestellen.
Het formulier heeft als basis het aanmeldformulier groepen. Zie derhalve voor meer detail de Toelichting aanmeldformulier groepen.
De genoemde gekleurde cellen (invul controle) zijn:
- · Controle deelnemers en groepsleiders
- · Controle medailles deelnemers en groepsleiders
- · Invulcontrole venster C
- · Invulcontrole venster D
- · Invulcontrole venster F
- · Invulcontrole venster G
De regels Onder startlocatie ………. (Startlocatie PRC) geven volgende
- · 1e Regel betaal kenmerk || betaald || de cel is:
o Rood + Nee is niet betaald
o Groen + Ja is betaald
- · 2e Regel [ hier komt na het versturen van de bevestigingsmail te staan:
o datum bevestigingsmail verzonden
o Bevestigings-mail verz. de cel is:
- § Rood Nee mail verzenden niet mogelijk
- § Groen Ja mail verzenden is mogelijk.
- · 3e Regel Totaal te betalen inschrijfgeld || € ..,..
- · 4e Regel Ontdubbelt of afgemeld, (via het Blad betaal en ontdubbel ||
o Nee: het blad telt mee in totaaltelling
o Ja: het blad telt niet meer mee in totaaltelling
Mededeling geheel onderaan het blad:
Wanneer het blad correct is ingevuld en de betaling is geaccepteerd, wordt onderstaande mededeling onderaan het blad geplaatst ter akkoord bevestiging, daarmee is de bevestigingsmail compleet voor verzenden.
De knoppen op het blad:
- · De knop menu is de standaard knop terug naar hoofd menu.
- · De knop Mail-betaald gebruikt u om de bevestigingsmail te versturen. Voor de mail worden onderstaande adressen gebruikt: Zie “Mail instelling en invoervelden” hieronder. Mail verzenden alleen mogelijk indien alles goed is ingevuld een betaald. Bovengenoemde regel 1 en 2 kleuren op het einde groen.
- · De Knop index wordt gebruikt voor de index navigatie. Zie daarvoor “Index navigatie blad 1 tot en met blad 120” hierna.
Mail instelling en invoervelden
- · Van: Zoals reeds eerder gemeld maakt de mail optie gebruik van uw standaard Outlook account. Om duidelijk aan te geven dat de email komt van het A4D inschrijf bureau, wordt er van een Van: adres gebruik gemaakt, deze vult men per PRC in onder Stel in
- · Aan: Het adres waar de mail naar toe wordt verstuurd is het mail adres van de contactpersoon die de groep heeft ingeschreven en komt dus uit het blad zelf
- · BCC: In Stel in BCC adres: kunt u een of meerdere mail adressen invoeren. Ook zal de bevestigingsmail daar naar worden verzonden.
- · Opmerking: Als standaardopmerking wordt onderstaande de tekst gebruikt.
Geachte. Wilt u bijgesloten document zorgvuldig lezen en controleren. Bij fouten en of vragen graag contact opnemen met het inschrijfbureau. - · Bijlage: Er wordt automatisch een bijlage meegezonden. Een wordt document, dat u vindt in de map c://SGWB-A4D-admin.. Het bestand heeft de naam Bijlage-G, waarvan de inhoud geheel naar eigen wens kan worden gemaakt.
12a. Index navigatie blad 1 tot een met blad 120
Omdat het lastig was om nadien de juiste groep te kiezen voor het maken van correcties en of aanvullingen, werd er gevraagd een index te maken waarin meer info wordt getoond van de ingeschreven groepen. Tijdens het opmaken van de index is tevens de modus om via deze index te kunnen navigeren ontstaan. Er zijn 3 index bladen:
- Blad Groep 1 tot en met Groep 40
- Blad Groep 41 tot en met Groep 80
- Blad Groep 81 tot en met Groep 120
U krijgt toegang tot de index door te klikken op 1 van de drie groepen.
Binnen de index groepen kunt u voor- en achteruit navigeren door op volgende c.q. vorige te klikken.
U kunt van hier uit direct naar Groep 1 tot en met Groep 120 navigeren door in de kolom Blad op Blad 1 tot en met 120 te klikken (licht blauw). Bent u in het blad en u wilt terug naar de index ,dan klikt u op u eerdergenoemde index knop.
De overige werking in het blad 1 tot en met Blad 120 blijft gelijk.
Om het menu blad wat op te ruimen kunt u via Stel in kiezen wat zichtbaar is en daarmee bruikbaar.
- · Knoppen navigatie, klik in Stel in op:
o Knop Groen B1> Knoppen groep 1 tot en met 120 zichtbaar.
o Knop Oranje B1> Knoppen groep 1 tot en met 120 verborgen.
- · Index navigatie klik, klik in Stel in op:
o Knop Groen index Groep 1 t/m 40, Groep 41 t/m 80 en Groep 81 t/m 120 zichtbaar.
o Knop Oranje index Groep 1 t/m 40, Groep 41 t/m 80 en Groep 81 t/m 120 verborgen.
---+---
- Groepsbladen 300 tot en met 419: vanaf versie V12
Nog niet volledig af en uitgetest, er is nog geen koppeling met online inschrijven en iDEAL betaling, zal pas bruikbaar worden opgeleverd in Versie 12.
13a. Index navigatie 300t/m 419 (V12)
13b. Opgaveformulier groepen direct inleggen (V12)
Het A4D administratiesysteem heeft als basis het ‘opgaveformulier groepen’ als het gaat om groepen inschrijven. Op basis van die gedachte zijn de bladen 1 t/m 120 zo gemaakt, dat een deel van de gegevens via internet-CSV-Excel wordt geïmporteerd en het andere deel via het meegestuurde bestand om daarvanuit de rest te kopiëren en te plakken.
De bladen vanaf 300 tot en met 319 worden direct vanuit de ingezonden inschrijfformulieren v11 gevuld door er een kopie van te plaatsen in de map c:/SGWB-A4D-admin./Groepsmap-h. U bent gebonden aan de lege bestanden die in deze map aanwezig zijn. Dit kan door ze te overschrijven.
De werkwijze
1) Belangrijk te weten welk groepsnummer nog vrij is vanaf 300 tot en met 419
2) Open het aangeleverde bestand (Inschrijfformulier v11)
3) Controleer of alles correct is ingevuld, Totaal melding (Veld H. is “Goed”
4) Ga naar Excel menu bestand en klik op “Opslaan als”
5) Ga naar map c:/SGWB-A4D-admin./Groepsmap-h
6) In pop-up venster: selecteer in keuzemenu “Opslaan als ” “Excel-Werkmap”
7) Kies nu in de lijst met getoonde mappen, de in 1) gekozen groepsblad
8) Klik op opslaan en klik daarna op ‘ja’ in het pop-up “Opslaan als bevestigen”
Nu is de inschrijving in de A4D administratie opgenomen.
u kunt dit controleren:
1) Door te gaan naar A4D-admin.istratie
2) Klik op Online G
3) Onder het nummer waarop het inschrijfformulier is toegevoegd vindt u de inschrijving
4) Ga via menu naar totaal blad
5) U kunt ook hier zien dat er een groep is toegevoegd, waarvan de medailles correct zijn door berekend. Ook ziet u dat het te betalen is opgehoogd
6) Controle betaling geeft “Nee”, ten teken dat de betaling nog niet binnen is of nog niet verwerkt is. Later zal dit bij iDEAL betaling automatische worden verwerkt.
7) Voor bankoverschrijving of anders zult u de betaling handmatig moeten boeken. Ga daarvoor naar Menu – Betaald afmelding G
8) Zoek de betreffende groep in de lijst, en plaats in de kolom “Hand betalen” een “Ja”
9) Nu is de groep compleet ingeschreven en betaald. Omdat de contactpersoon groepen te laten weten ga weer naar Menu – Blad
10) Onderaan het blad staat nu vermeld “Uw betaling is ontvangen en inschrijving goedgekeurd. Met deze betaalbevestiging ontvangt u uw startbewijs” getekend uw PRC
11) Klik op email betaald (werkt alleen indien formulier meldt Goed, betaling en Bevestigingsmail-verz Ja. aangeeft)
De Bevestigingsmail wordt nu verstuurd met de eerder aangegeven instellingen en informatie
---+---
- Adressen: Nog niet volledig af (waar is behoefte aan), naar wens uitgebreid en uitgetest
Via adressen kunt u verschillende lijsten exporteren, om daarmee:
- Etiketten te printen
- Op a4 met Word
- Op label printer met Barcode
- Mail te versturen naar individuelen
- Bevestiging Wel getest, maar berichten moet nog worden geformuleerd.
- Ga naar c:/SGWB-AD-admin/mail
- Open mail - bevestiging
iii. Pas tekst aan. Let op de tekst tussen << >> zijn samenvoegvelden. Die kunnen via verzendlijsten – samenvoeg velden worden toegevoegd.
- Sla na aanpassing alles op
- U kunt een verzend lijst selecteren door Adreslijst bewerken vinkje aan of uit.
- Wilt u bekijken hoe de lijst met mails er uit gaat zien dan klikt u op “voorbeeld van het resultaat
vii. Klik voor mail verzending op voltooien en samenvoegen en daarin op E-mail bericht verzenden.
viii. Kies in pop-up
Aan: Mail adres
Onderwerptekst: bij voorbeeld Inschrijfbevestiging A4D-Demo
E-mailindeling: HTML
Bij record verzenden: selecteert u alles, huidige of van tot.
- Tot slot klik op OK
- Aanmaning
Als boven alleen dan door openen van mail – aanmaning.
Deze functie is 100% een MS office functie en maakt gebruik van MS outlook. Aanbevolen hier een account te gebruiken met het email adres van het inschrijfbureau, maak dat account in Outlook standaard . Bijvoorbeeld Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
- Lijst voor Scan systeem Hiervoor is een eerste opzet gemaakt zie demo scherm
- Er zijn naast het standaard filter een aantal filter knoppen aangemaakt die het filteren doelgerichter uitvoeren.
Zo kan men filteren op - Alles
- Groepen
- Individueel (W. H.)
- Individueel rsf (W.)
- Individueel ihb ( H.)
- Naast deze knoppen filters kan men nog steeds extra filteren met de standaard filters. Bijvoorbeeld men wel een mail versturen aan een selectie maar dan allen diegene die nog niet heeft betaald. Men maakt eerst via de knop een selectie om vervolgens in de kolom betaald te filteren op “Nee”. Na exporteer mail kam men via Word een mailbericht sturen naar diegene die nog niet heeft betaald met het verzoek dit alsnog te doen.
- Men kan de gefilterde selectie exporteren:
- Met de knop exporteer etiket naar de map c://SGWB-AD-admin./etiket van waaruit men,
- Met Word verzend etiketten kan maken
- Met bijvoorbeeld Brother P-touch Editor een etiket maakt met barcode.
Het printen van etiketten op A4, het mailen individuelen wordt gerealiseerd met Word. Ook kan men met Word eventueel start kaartjes produceren met gebruik maken van de adres gegevens.
Het printen van barcode etiketten voor scannen wordt gerealiseerd met een Brother labelprinter en Brother P-touch Editor.
Deze modules werken na het exporteren adressen vanuit het admin. pakket separaat en zijn geen vast onderdeel van het admin. pakket. Wel zullen deze onderdelen geplaatst moeten worden in een sub-map van de map c://SGWV-A4D-admin..
---+---
- Excel instellingen.
Bent of heeft u geforceerd Excel verlaten zonder via de beschikbare opslaan sluiten of sluiten het bestand te verlaten dan zullen er in Excel een aantal opties uit staan die normaal standaard beschikbaar zijn.
U kunt deze instelling weer herstellen / activeren door:
- · Start Excel en open een lege map.
- · Heeft u geen lint Menu balk klik dan op het rechthoekje met pijltje rechts boven en klik op Tabbladen en opdrachten weergeven.
- · Vervolgens druk Alt toets in en houd deze vast, klik achtereen volgen op b t.
- · Nu ziet u het optie veld Klik in het Linker veld op geavanceerd.
- · Scrol in het rechterveld naar
o Weergave en zit vinkje:
Formulebalk weergeven aan.
o Weergave deze werkmap en zet vinkje:
Tabblad weergeven aan.
o Weergave dit werkblad en zet vinkje:
Rij en Kolomkoppen weergeven aan.
o Klik op OK.
o U kunt Excel nu sluiten en bij een volgende opstart zal Excel er weer uitzien zoals u gewent bent.
16a. Slotwoord:
- Het werken met dit systeem is geheel op vrijwillige basis, dus voor een ieder een eigenkeuze om wel of niet mee te doen.
- Het is inmiddels een omvangrijk systeem geworden waardoor de kans op bewerkingsfouten zeker aanwezig zijn. Daarom blijf de betreffende PRC zelf verantwoordelijk op de eindcontrole
- Men kan fouten en mogelijke verbeteringen melden via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
- Ook onoverkoombare fouten kan men via genoemde mail melden, u wordt met de meest mogelijk spoed geholpen
16b. Ondersteuning:
Ondersteuning vindt plaats
- Via mail Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. , bij niet urgente zaken binnen 24 uur.
- Telefonisch via nummer: ……….
- Online via Team Viewer, een gratis dienst die zeer goed en veilig werkt. Wel moet er op de betreffende PC Laptop Team Viewer geïnstalleerd zijn. Hieronder vind u het stappen plan teamviewer downloaden en installeren.
16c. Team Viewer downloaden en installeren.
Indien er behoefte en goedkeuring is zal hier het stappenplan getoond worden.
