Handleiding SGWB-avondvierdaagse opgaveformulier groep

Het huidige formulier is ontstaan uit het oorspronkelijke SGWB formulier:

Inschrijfformulier groepen:

Het huidige formulier is in Excel formaat en is op veel punten geautomatiseerd opdat verwerking door PRC eenvoudiger, sneller en met minder fouten gebruikt kan worden.
Om te voorkomen dat het formulier zijn werking verliest zijn de niet invulbare cellen beveiligd met een wachtwoord, de RCA beheert het formulier inclusief de bijbehorende wachtwoorden

Het formulier houd rekening met:

• Minimum en maximum leeftijd deelnemer per afstand
• Minimum en maximum leeftijden begeleiders
• Minimum deelnemers per groep aantal deelnemers
• Nummer beloning (medaille) tot het maximum welke mogelijk is
• Welke afstand wordt ingevuld en welk afstand is per PRC mogelijk
• Formulier kijkt of er foutieve invullingen zijn en meld dat per fout regel c.q. kolom
• NEW; Het formulier past automatisch per jaar het jaartal aan
• NEW; het formulier past automatisch na invoer code de instelling per PRC aan, dit wordt geregeld door RCA!

Moest de PRC in het verleden tellingen en berekeningen controleren dan was dat handwerk, nu berekent het formulier automatisch:

• Het totaal te betalen inschrijfgeld van:
  • Deelnemers met medaille.
  • Deelnemers zonder medaille.
• Het formulier berekent het aantal herinneringen per herinneringsnummer.

Het formulier kan 1 op 1 in het avondvierdaagse administratie pakket worden ingelegd opdat de PRC met minimale inzet toch een totaal overzicht krijgt:

• De benodigde herinneringen kan beheren.
• De betalingen kan beheren
• Groepssamenstelling printen
• Deelname lijsten maken
• Bevestigingsmail versturen met daarop:
  • Bevestiging Contactpersoon met gegevens
  • Bevestiging groepssamenstelling
  • Bevestiging totaalbetaling
  • Bevestiging mail verstuurd de datum.

Het formulier is zo opgesteld dat het werk van de PRC zeker verlicht wordt, het zijn tenslotte vrijwilligers de het vaak naast een drukke baan combineren.

Invullen formulier

• In te vullen velden, zijn alleen de witte velden
• De rode hoekjes bij velden geven tekst met instructies.
• De groen velden met Goed geven aan dat veld, regel of kolom de goede waardes bevat
• De rode velden met Fout geven aan dat veld, regel of kolom de foutieve waardes bevat

Foutieve ingevulde formulieren kunnen wel verstuurd worden maar geven extra veel werk voor de ontvanger.

Veld A.

• In dit veld vult men de volledige gegevens in van de contactpersoon, het is dringend gewenst dat de contact persoon voor tijdens en na het evenement bereikbaar is. Denk daarbij ook dat de organisatie de contact persoon moet kunnen verwittigen bij calamiteiten.

Veld B.

• In dit veld vult men als eerste regel in een naam van de groep deze moet uniek zijn en ander voorzien van een volg nummer bijvoorbeeld school 1, school 2 enzovoort.
• Het tweede regel, hier vult men de te lopen afstand in. In het klein wit venstertje vult men de te wandelen afstand in al naar gelang wat is mogelijk. Boven in vak K staat direct onder afstanden de afstanden die worden geboden. Men kan per formulier maar 1 afstand invullen. Heeft men groepen op verschillende afstanden dan moet men meerdere formulieren invullen en deze ook apart online inschrijven
• Op de regels 3 t/m 8 kan men twee groepsleiders invullen die 4 dagen deelnemen met medaille.
  • Heeft men alleen begeleiders zonder medaille laat deze regels dan leeg.
  • Heeft men meer als 2 begeleiders die 4 dagen + medaille willen deelnemen vul deze dan in op regel C3 enz. (onder de deelnemers ) in. Begeleiders zonder medaille kan men in de blokken F en G aanmelden. 
• Op regel 9 vult men een mobiel telefoonnummer in waar de groep tijdens het evenement bereikbaar is, dit is een pre ingeval van calamiteiten.

Let op: de velden A en B altijd als eerste correct invullen anders krijg je foutmeldingen.

De regel gelijk midden boven Veld C

• geeft het maximum/minimum in te vullen geboortejaar aan van de begeleiders.

De regel gelijk midden boven Veld D:

• geeft het maximum/ minimum in te vullen geboortejaar aan van de deelnemers. Letop het minimum geboortejaar wordt automatisch ingevuld na invulling van de gekozen afstand.

Veld C. en D

• In dit veld vult men per regel de naam, geboortejaar en medaille in van betreffende deelnemer. Men kan in veld C 58 deelnemers kwijt en in vak D 60.
  • In de kolom Deelnemer vult men de naam van de deelnemer in.
  • In de kolom Jaar het geboorte jaar, geen geboorte datum gebruiken.
  • In kolom nr. het medaille nummer te beginnen bij 1. Het maximum medaille nummer staat in de kolom nr. gelijk onder nr.

Veld F en G.

• In deze velden kan men de dag begeleiders invullen, de naam en geboortejaar (deze moet voldoen aan de minimum en maximum jaartallen van begeleider. Deze begeleider doen mee zonder medaille dus er kan geen medaille worden ingevuld.

Controle velden en foutmeldingen:

Veld E.

• Hier worden automatisch het aantal herinneringen per nummer geteld en vermeld.

Veld K.

• Hier worden de afstanden getoond die men kan kiezen, kiest men een andere afstand zoals vermeld dan zal het formulier dat melden als Fout

Veld L.

• de informatie in dit veld gebruikt u voor het online inschrijven van de groep.
• Op regel 1 gelijk onder de veldnaam staat de naam van de groep gebruik deze bij online. inschrijven, deze naam dient als referentie voor de organisatie.
• Regel 2 de plaatsnaam waar het evenement plaats vind.
• Regel 3 geeft het aantal op te geven deelnemers met medailles aan.
• Regel 4 geeft het totaal op te geven dag begeleiders zonder medaille aan.
• Regel 5 geeft het totaal te betalen inschrijfgeld aan.

Veld M.

• Dit veld is de eind controle op het geheel geeft aan:
  • Bovenste regel geeft aan hoeveel begeleiders men zou moeten aanmelden, groepsleiders (2) en of dag-begeleiders (16)
    • Kolom 1: Naam veld met daarin de verhouding begeleiders per aantal deelnemers.
    • Kolom 1: Het aantal voorgeschreven begeleiders
    • Kolom 2: het aantal opgegeven begeleiders

Kolom 3: Goed/Fout controle