Kijk op onze Demo website voor de online inschrijving.https://demo.sgwb-a4d.nl

Voor meer werking ga naar Informatie-submenu-login en log in met gebruikersnaam: demo met wachtwoord demo1118

Voor meer beheer ga naar Informatie-submune-login en log in met gebruikersnaam: demobeh met wachtwoord demobeh1118

Voor het totaal beheer zullen de inlog gegevens per PRC en eigen website worden aangemaakt en beschikbaar gesteld. 


 

Begin dit jaar (2018)

Besluit SGWB niet verder te gaan met uitbesteding “Online inschrijving” door derden (professioneel).

  1. Kosten te hoog
  2. Bij mogelijke optie geen overtuigende Demo en response.

SGWB besluit om met eigen vrijwilligers een procedure uit te werken als alternatief

Na  een drietal informatie avonden en nog een drietal weken te gaan voorstel uitgewerkt te komen tot een online inschrijven voor individuelen en groepen.

Geboden opties via bestaande website SGW-A4D.nl met standaard software MS office.

Opties die mogelijk gebruikt zouden worden:

  1. Website met Proform voor online inschrijven
  2. Weblinks om,
    1. Inschrijfformulier in eigen website te inbedden
    2. Inschrijfformulier op sgwb-a4d.nl
  3. Administratie ter verwerking online inschrijven.
    1. Standaard formulier “Groepen inschrijven”
    2. Aanleveren gegevens bestand online inschrijven door SGWB.
    3. Excel rekenbladen "admin"
    4. Acces verwerking en maken overzicht tabellen
    5. Word;
      1. Verzenden bevestigingen
      2. Aanmaak etiketten Startkaarten

Inschrijven 2018:

Een 8 tal PRC melden zich aan om gebruik te maken van het gebodene.

Er werd geboden:

  1. Online inschrijven voor individuelen via website en of link voor eigen website
  2. Online groepen inschrijven via website en of link voor eigen website
  3. Bijbehorend geautomatiseerd inschrijfblad groepen
  4. Administratie rekenblad Excel
  5. Aanleveren SGWB, gegevens bestand online opgave.
  6. Ondersteuning SGWB.

Ervaring tijdens het online inschrijven waren redelijk positief. Wel werd al snel duidelijk dat haastige spoed niet altijd het gewenste resultaat oplevert.

Problemen ontstonden bij:

  • · Plakken op geautomatiseerd inschrijfblad (gebruik oorsprokelijke strutuur niet doordacht)
  • · Een enkel fout op de Proform formulieren (waren online te verhelpen)
  • · Door plakken veranderde formulier beveiligen waardoor hernieuwd plakken overschrijven en sorteringen niet meer mogelijk waren. (Ook online deels verholpen)

Een aantal van genoemde problemen en of fouten werden tijdens het inschrijven 2018 hersteld. De andere problemen en fouten worden verwerkt in de inschrijf en administratie procedure 2019 verwerkt.

Ervaringen en opmerkingen deelnemers:

Vragen

Antwoord

Gedeelte waar de herinneringen staan is veel te klein, daardoor krijg je onnodig fouten. (onleesbaar)

V

We begonnen met niets, wel was er een inschrijfformulier met opmaak. Daarin onderaan het blok met medailles en de  aantallen. Na de opstart is het formulier om meerdere redenen  geheel anders ingedeeld

Op de papieren inschrijfformulieren staan het aantal medailles per herinnering net andersom als op de digitale, graag één methode aanhouden.

V

Uitgaand van de laatste versie V11 staan de medailles nummers en aantallen op dezelfde manier aangegeven. Bedenk dat bij gebruik van oudere versie hierdoor verschillen zullen ontstaan.

Grote scholen vinden het teveel werk, of ze moeten het per klas kunnen downloaden, zodat ze het ook per klas kunnen invoeren daarna samenbundelen en versturen, volgens de scholen lukte dit niet. Dus dan is het dubbelop werk en de kans op fouten is groter.

Per digitaal formulier kan men 1 afstand insturen Men kan met het vernieuwde V11 formulier eenvoudig (120 deelnemers) door kopiëren en plakken de inhoud van formulieren samenvoegen.

Misschien mogelijk maken dat men per digitale aanmelding meer bestanden kan meesturen. voor administratie moet PRC formulieren samenvoegen.

Voor Versie 11 is het meesturen van meer bestanden nog niet mogelijk.

Aantal personen per formulier vinden wij te groot, graag maximaal 50 en niet 100, vergroot ook de leesbaarheid.

Tijdens het inschrijven 2018 is meerdere malen gebleken dat er meer dan 100 deelnemers werden opgegeven.

Wat mij zelf betreft vind ik de doornummering die plaatsvindt vanuit het programma van de ingeschreven groepen nogal verwarrend, bijv: 10 km-g-49 en de volgende groep die inschrijft kan maar zo nummer 60 hebben.
Misschien is het mogelijk dat de bestandsnaam gekoppeld wordt aan de groepsnaam met de afstand?

 V  De nummering zoals deze voorlicht wordt gekombineerd met het kenmerk. Het kenmerk nummer wordt door de website gegenereerd zal altijd uniek zijn maar opvolgend is niet te gegaranderen.  

Zo kan het vakje met het mailadres (individu als groep) en de naam van de groep wat groter. Niet alle tekst was hierin zichtbaar.

V

Om meerder reden is het inschrijfformulier aangepast, ook meer ruimte voor namen, mailadres en groepsmail

Ik vond het persoonlijk erg vervelend dat er velden afgeschermd waren om te veranderen. Het lijkt mij dat iedereen met zorgvuldigheid met het programma omgaat.

 V

Het afschermen van velden wordt gedaan om te voorkomen dat men per ongeluk formules en opmaak overschrijft waardoor het formulier niet meer werkt.

Wat ik ook als lastig heb ervaren is dat ik niet het overzicht heb van dat moment, maar alleen van de laatste update. Hierdoor kreeg ik vragen van inschrijvingen die ik niet kon beantwoorden omdat ik op dat moment niet kon zien hoe het ervoor stond. Maar ik denk dat daar weinig aan te veranderen is.

 V

Doordat we als gevolg van tijdsdruk (opbouw en uitleg systeem) met 1 gezamenlijk website bestand werkten was het lastig en kwetsbaar om daar per PRC de juiste DataBase bestanden uit te halen. Dit werd centraal gedaan door SGWB (Hans) Dit kan ook door per PRC een website te maken met instructie hoe te werken.

Veel deelnemers (lees bijna alle 2960) hebben gevraagd naar het deelnamebewijs. Ik zou toch graag zien dat dit voor volgend jaar wel geregeld kan worden. Ik heb ze nu allemaal handmatig gemaakt

Voor individuelen nog geen echte oplossing. Hoe zou dat er uitmoeten gaan zien. Hoe versturen en wanneer, mogelijk via bestand export en Word.
Voor groepen is inschrijfbevestiging geregeld.

Inschrijfformulier groepen is bij medaille niet 0 (nul) in te vullen. Dat is onhandig. De begeleiding per avond wisselt. Zij hebben geen behoefte aan een medaille. Onze regel is: je betaalt 1 keer en dan kun je de begeleider per avond wisselen. Namen bij ons bekend

V

Men wilde juist geen medaile nul kunnen invullen er is een oplossing. Door de toegevoegde blokken dagbegeleiders 1 en 2 in te vullen kan men meerder groepsleiders toevoegen (8 begeleiders per blok) zonder medaille. De PRC kan door invullen verborgen blad 2 de bijbehorende betaling instellen, met een minimum van € 0,50 per blok (ivb. verzekering).

Bij overzichten zijn de filters vast gezet en kun je ze niet gebruiken. Onhandig terwijl de "vinkjes" er wel staan. 

V

De filters moesten normaal gesproken werken, echter door een fout onzerzijds stond deze functies in sommige versies onder beveiligd.
Dit probleem is in Versie 11 geheel opgelost.

Totaalblad is mooi voor degene die de software heeft. Je kunt het niet kopiëren, je kunt het niet los  printen, alleen een print screen in 2 delen maakt het mogelijk de info te delen. Mij ontgaat waarom alles zo dicht gezet is.

 V

Het print formaat is aangepast als 1 op 1 dat betekent dat het overzicht geprint wordt op 1 A4

Via Ctrl+P opent de office printopdracht en daar is reeds de juiste print opmaak ingesteld. De printopmaak kan men zoals standaard in MS office zelf eenvoudig aanpassen.

Door de voorgeprogrameerde knoppen kan men het totaal overzicht en bevestigingdmails groepen verzenden via Mail
Men kan via een invoer venster mail adressen invoeren en tekst toevoegen om vervolgens door druk op een knop mail verzenden.

De wijze waarop er wijzigingen in het verzamelbestand kunnen worden aangebracht is omslachtig en onoverzichtelijk. Bijvoorbeeld bij dubbele opgave (door trage verbinding/ onduidelijkheid bij de gebruiker) krijg je er wel uit, maar je moet bij een volgende lichting extra opletten

V

In versie 11 is het gedeelte nadien aanpassen (correctie) in een apart blad geplaatst. Deze wijzigingen zijn blijvend ook nadat er een DB update is gedaan

De cel voor het geboortejaar is niet gedefinieerd. Je kunt er de gekste dingen invullen. 

V

De waarden voor het geboorte jaar zijn begrenst.
De grenzen zijn voor het formulier in te vullen op verborgen blad 2. Er worden meer invullingen gecontroleerd. Deze begrenzing en invullingen moeten buiten de cel waarin geplakt wordt worden gecontroleerd om vrij plakken mogelijk te houden. De invuller moet zelf de geconstateerde fouten verbeteren.

Kopiëren, knippen, plakken verspringen de cellen, Exel meldt dat format niet overeenkomt. De werkwijze is foutgevoelig.

V

Het plakken in het inschrijfformulier groepen is aangepast in aparte kolommen voor naam, geboorte jaar en medaille nummer

De verbinding was af en toe zoek. Ik heb daar niet alleen last van gehad maar ook begeleiders van groepen die melden dat ze formulieren niet geüpload kregen. Je moest soms wel 5 tot 6 keer opnieuw proberen. Het lukte uiteindelijk wel, maar handig is dit niet. Hiermee zijn ook fouten gemaakt.

 V

De SGWB website staat op een niet gedeelde web locatie met monitoring. Wij hebben geen time off meldingen ontvangen. Lastig blijft dat er soms verbindings-problemen ontstaan door individuele instellingen en of netwerk problemen. Wij hoorden ook tijdens het proces geen klachten van de bezoekers. Wij het team van SGWB hebben de opgaves op de voet gevolgd en ontdekten in die zin slecht enkele dubbele inschrijvingen.

Van meer fundamentele aard. Ik snap niet dat alles via de Bond moet lopen. Ik heb over het doorgeven geen klagen, maar blijf het een zeer omslachtige weg vinden. Je moet extra nadenken over hoe wijzigingen te verwerken, aanpassingen die via de mail direct binnenkomen.

 V

Doordat we als gevolg van tijdsdruk (opbouw en uitleg systeem) met 1 gezamenlijk website bestand werkten was het lastig en kwetsbaar om daar per PRC de juiste DataBase bestanden uit te halen. Dit werd centraal gedaan door SGWB (Hans) Dit kan ook door per PRC een website te maken met instructie hoe te werken

Wijzigingen van 1 maal ingegeven aanmeldingen kan in correctie worden ingegeven en zijn blijvens ook na DB overschrijvingen.

Ook geldt dat gegeven het korte tijdsbestek waarin er een oplossing gezocht moest worden er toch in een werkbare situatie is voorzien. Daarvoor complimenten. 

V

Klopt de tijdsdruk was groot. Zeker op te merken dat de wensenlijst sterk varieert tussen de verschillende PRC, dat betekent dat we gezemenlijk moeten plussen en minnen om tot een difinitieve uitvoer te komen.

Evaluatie SGWB

In de introductie avonden werd opgemerkt dat er een inventarisatie gemaakt moest worden waarin aangegeven wordt wat de wensen zijn. Dit blijf een actueel punt een aantal zaken zijn door de afgelopen inschrijving reeds duidelijk geworden.

Een aantal reeds gevraagde opties informatie avonden en ervaring opmerking deelnemers zijn:

  1. Ideal betaling als mogelijkheid
  2. Zelfstandiger werken met name overname gegevens bestanden online inschrijven.
  3. Deelnemers opgeven buiten mededingen en zonder medaille
  4. Oplossing dubbele aanmeldingen.
  5. Kopieer en plakproblemen
  6. Invul validatie.
  7. Start/Finsh scannen.

Op deze website zullen verdere ontwikkelingen worden gepubliceerd en hier zal ook de in opbouwzijnde handleiding te vinden zijn.

https://www.sgwb-a4d.nl na inloggen zoek onder PRC inloggen met,   gebruikersnaam: prc - wachtwoord: prc2019sgwb 

Submit to FacebookSubmit to Google PlusSubmit to Twitter

Sticht Gooise Wandelsport Bond

Parnaskruid 56 3825PH Amersfoort

Opgericht 26 maart 1934

KvK 40476174

Copyright © 2019 SGWB-Avondvierdaagse. Alle rechten voorbehouden.